Møteledelse 101



Dårlige møter er kanskje det største tidssluket i offentlig forvaltning. Total mangel på struktur og svak møteledelse preger alt for mange av de stundene vi skal jobbe sammen. Gode møter derimot, letter konfliktnivået, fører til effektive beslutninger og godt samarbeid. Gode møter bruker prevensjon. Dårlige møter formerer seg som kaniner. Om en organisasjon drukner i møter, kan du banne på at de har dårlige møter.
Jeg lærte mine viktigste møte-verktøy av en supersjef jeg hadde for noen år siden. Hun fortalte meg at alle møteinnkallinger skal ha to ting. - Dersom disse to tingene ikke ligger i møteinnkallingen, sa hun, - skal du ikke takke ja. Det er mangt som kunne vært sagt om møtekultur, men har ikke møtet mål og agenda, vel da kan du strengt tatt drite i hele greia.
Alle møter må ha et mål. Hva skal være annerledes etter møtet? Når dere går ut av møterommet er noe endret, hva? Er det en beslutning som skal være tatt, er det viktig informasjon som skal være forstått, eller en løsning som skal klekkes ut? Klarer du ikke tenke ut hva målet er? – Vel, da trenger du åpenbart ikke møtet. Er målet for møtet at du skal fortelle andre hva du tenker om en problemstilling? – Vel, da kan du slå opp ordet mansplaining på wikipedia og gå litt i deg selv, eventuelt sende en mail som folk kan lese hvis de har overskudd til det.
Alle møter må ha en agenda. Noen møter har bare ett agendapunkt. Noen har tre-fire. Flere enn det er vanskelig, men ikke på langt nær så farlig som ingen agenda. Agendaen skal vise deltagerne hva de bør forberede seg på, hva som er møtets avgrensning og i hvilken rekkefølge temaene skal opp. Agendaen hjelper deg å holde fokus så du oppnår målet. Har du ingen agenda? Vel, da er det heller ingen diskusjoner som er utenfor agendaen, og du har ikke skaffet deg noe mandat som møteleder.

Vi skylder på dårlig møtekultur, men er det ikke på tide å stikke fingeren i jorda og innrømme det? Det handler om dårlig møteledelse. Dette er ikke veldig vanskelig, det krever bare litt mot. Belønningen er mer tid og en roligere arbeidsdag.

Jeg klarer det ofte selv, men det krever fortsatt mot å etterspørre mål og agenda før jeg takker ja til et møte. Et forsiktig - kan du si litt mer om hva vi skal oppnå og hvorfor du trenger meg der, pleier å funke.

Kommentarer

Legg inn en kommentar

Populære innlegg fra denne bloggen

Not invented here

Bilde
Begrepet Not invented here brukes når grupper eller individer avviser fullstendig brukbare løsninger, fordi de ikke føler eierskap eller opplever seg godt nok involvert.  Du har kanskje opplevd dette selv? Dere har samlet arbeidsgruppa, avgrenset mandat, jobbet dere igjennom flere arbeidsmøter og kommet opp med en løsning alle er fornøyd med. Nå gjenstår det bare å forankre det hele med arkiv/IT/fag/HR (stryk det som ikke passer). Du kaller inn til et møte. Du drar igjennom foilene. Forklarer løsningen. Det stilles spørsmål. (Har dere tenkt på … ?) Det stilles mer kritiske spørsmål. (Jeg kan ikke se at det er tatt hensyn til … ?) Det kritiseres! (Jeg ser ikke helt hvordan dette kan fungere.) Hva skjedde? Dere har jo diskutert dere igjennom alt dette. Men du går i deg selv. Det har kanskje vært litt dårlig involvering? Nei, - Not invented here -syndrom , sier du og himler med øynene. Typisk! Folk er alltid negative til løsninger de ikke har vært...
Les mer

Morra di jobber ikke her!!! (sic.)

Bilde
Mora mi jobber ikke her, sier du? Vel åpenbart gjør hun det, for ingen andre får snakke sånn til meg. Det er utrolig hvor mye aggresjon vi godtar på norske arbeidsplasser. Passiv-aggressive lapper får henge i kjøkkenkroker (Mora di jobber ikke her! / Sett inn kaffekoppen i oppvaskmaskinen! / Hold kjøleskapet ryddig!) og på toaletter (trekk ned etter deg! (seriøst!?!) / Bruk dobørsten! /Tørk av vasken!). Fellesnevneren er at de er anonyme, nedlatende, og dårlig skjult aggressive. (jo flere utropstegn, jo sintere forfatter) Vi stoler altså ikke på at de ansatte er i stand til å gjøre den enkleste oppgave. De må detaljstyres skriftlig. Med andre ord; Vi har ingen tillit til dere!!! Ingen får snakke sånn til meg eller mine ansatte ansikt til ansikt. Så hvorfor i alle dager skal jeg godta at du gjør det anonymt, og hver eneste dag, hver eneste gang de henter seg en kopp eller går på toalettet? Hvordan skal jeg kunne formidle tillit i andre komplekse oppgaver, når vi ikke en gang h...
Les mer

Omforent-tyranniet

Bilde
I medbestemmelsesbarometeret fra 2017 kan vi lese at «46 prosent av arbeidstakere i staten mener at arbeidslivet får en mer autoritær retning.» I 2016 kåret Språkrådet Omforent til et av årets fy-ord. I mine, litt konspirasjonsteoretiske, øyne er det neppe tilfeldig at bruken av ordet omforent øker omvendt proporsjonalt med opplevd medvirkning i arbeidslivet. For jeg har hatt flere ledere som likte ordet omforent. Jeg har hatt ledere som brukte ordet omforent og samsnakke i annenhver setning. Jeg hater ordet omforent. Hater er et sterkt ord. Jeg vet. En ting er at det brukes feil, som i «det er viktig at vi er omforent om dette». Nei, to mennesker er ikke omforent. To mennesker kan være enige. En kontrakt derimot, kan være omforent. Det betyr at vi har blitt enige om innholdet i den. En annen ting er at det ofte brukes manipulativt. Når vi hevder at det er viktig at vi er omforent, sier vi egentlig ikke at vi skal være enige. Vi sier at uenighet ikke er akseptert. Smak lit...
Les mer